Niet mijn circus niet mijn apen

Zelf ben ik een enorme flapuit. Als ik ergens tegen aan loop of het gevoel heb dat een bepaalde stap of product efficiënter kan, dan uit ik dat. Dit doe ik met de beste bedoelingen voor de praktijk. Als waarnemend mondhygiënist heb ik in meerdere praktijken gewerkt en kom ik dus ook verschillende leidinggevenden tegen. Ik geef aan waar ik tegen aan loop, wat het gevolg daarvan is en wat eventueel mogelijke oplossingen kunnen zijn. De insteek is om het management / de eigenaar bewust te maken van de dingen die spelen. Of ze er dan wat mee willen of kunnen doen ligt verder buiten mijn macht. Wat mij opvalt is dat 9 van de 10 leidinggevenden hier niet op zitten te wachten. Reacties die beginnen met “Ja, maar…” zijn eerder regel dan uitzondering. Eén keer kreeg ik te horen dat ik niet moest denken dat het mijn praktijk was. Of nog erger, dat de manager zegt “Het is niet mijn toko”.

Ouch.

Pijnlijk, opluchting en teleurstelling.
Pijnlijk omdat ik het beste met de praktijk, de medewerkers en de patiënten voor heb. Opluchting omdat ik er gelukkig maar tijdelijk zit, en teleurstelling omdat de rest het met die mentaliteit moet blijven doen en dat hierdoor veel potentieel van het team en de praktijk blijft liggen. De leidinggevende bepaalt zo de cultuur van de organisatie. Zo’n reactie werkt niet uitnodigend of motiverend om nog eens met een idee of oplossing te komen bij de eigen medewerkers.

Zoals communicatie ook in relaties cruciaal is, zo is dat ook op de werkvloer. Het is het belangrijkste instrument om een hogere werktevredenheid, meer betrokkenheid, betere prestaties en innovatie te bereiken. Deze leiden weer tot positieve resultaten voor organisatie.

Als leidinggevende is het je taak om er zeker van te zijn dat er communicatie binnen je team plaats vindt. Daarnaast ben je er ook verantwoordelijk voor om je team te motiveren en te luisteren naar wat er gezegd wordt en wat er speelt. De medewerkers moeten het gevoel hebben welkom te zijn en hun problemen, tips en ideeën te mogen uiten. Over communicatie zelf zijn er talloze boeken en onderzoeken uitgebracht en valt er heel veel te vertellen.

 

Graag wil ik in dit artikel 7 punten die de communicatie beïnvloeden aantippen die ik erg belangrijk vind voor op de werkvloer.

  1. Luisteren
    We zeggen vaak te luisteren maar doen we dat dan ook echt? Horen is anders dan luisteren. Het écht luisteren naar wat de ander zegt vergt veel aandacht. Luister je om een reactie te geven? Luister je totdat de ander uitgesproken is zodat jij het over jouw punt kan hebben? In deze gevallen mis je vaak een heel stuk aan informatie omdat je zelf teveel aan het nadenken bent over het vervolg. Het is erg vervelend als je wat aan het vertellen bent en merkt dat degene met wie je in gesprek bent niet echt aan het luisteren is. Actief luisteren betekent aandacht schenken aan wat de andere zegt, samenvatten van wat de ander gezegd heeft om zeker te weten dat je het goed begrepen hebt (Dus wat ik je hoor zeggen is… / Als ik je goed begrepen heb zeg je…) en doorvragen om dingen helder en duidelijk te krijgen. Je zult merken dat je reactie veel gepaster is wanneer je oprecht luistert. Welke toon slaat iemand aan, wat zegt diens non-verbale houding, wat voor gevoel krijg je erbij en hoe zou die andere persoon zich op dit moment voelen?
  2. Non-verbale communicatie
    Om door te gaan op non-verbale houding. Lichaamstaal, oogcontact, handgebaren en je intonatie hebben allemaal invloed op hoe de boodschap overkomt. Een ontspannen en open houding met een vriendelijke toon zal maken dat je meer toegankelijk bent en stelt mensen meer op hun gemak om een gesprek aan te gaan. In een gesprek wegkijken, steeds op je mobiel kijken, staren en armen over elkaar werken niet echt uitnodigend.
  3. Kort en bondig
    We leven in een tijd waar we continue externe prikkels krijgen die ons af kunnen leiden. Probeer je boodschap daarom kort en bondig over te brengen. Zegt wat je wilt zeggen zonder er doekjes omheen te winden. Dit geldt voor zowel persoonlijke communicatie als communicatie via de mail of telefoon. Als je teveel afdwaalt raak je de aandacht van de anderen kwijt en wordt je boodschap ontkracht.
  4. Empathie
    Je eigen mening even opzij zetten en je proberen te verplaatsen in de schoenen van de ander. Proberen te begrijpen waarom iemand bepaalde standpunten heeft. Je zult merken dat de ander niet persé koppig is of slechte intenties heeft. Men reageert namelijk vanuit hun eigen referentiekader. Zodra je dit doet ga je veel meer begrip creëren en leer je anders naar problemen (en oplossingen!) te kijken. Wanneer je ziet wat de ander bedoelt, spreek dit dan ook uit. Erkenning betekent niet dat je het ermee eens hoeft te zijn. Het accepteren dat mensen een andere mening kunnen en mogen hebben en houden. Als men zich gehoord en begrepen voelt, dan zijn ze eerder bereid om samen te werken ondanks de meningsverschillen. Wil je je gelijk halen? Of wil je toch liever samen tot een oplossing komen, een relatie opbouwen en de ander accepteren? Als je er vooral zit om je gelijke te halen blijft er weinig ruimte voor empathie over.
  5. Respect en vertrouwen
    Vertrouwen en leiderschap gaan hand in hand. Dit betekent niet dat er meteen vertrouwen is omdat je een leidinggevende functie hebt. Dit vertrouwen moet je verdienen. Dit doe je door kennis van zaken te hebben, weten waar je het over hebt en oprecht te zijn. Respecteer de mening van anderen, ook al ben je het er niet mee eens. Zorg dat de medewerkers het gevoel hebben dat ze bij je terecht kunnen en bied dan ook echt een luisterend oor. Zorg dat je discreet bent en de informatie niet zomaar met derden deelt. Wees transparant, geef eerlijk antwoord als je het niet weet en kom gemaakte afspraken na. Geef ook je fouten toe en als iemand met een goed idee komt, geef deze persoon dan ook de credits voor zijn/haar ideeën. Wees consequent in wat je doet en wat je zegt zodat men weet waar ze aan toe zijn. Wat ook ontzettend belangrijk is, leef zelf de gemaakte regels na en geef het juiste voorbeeld.
  6. Feedback
    Het verschaffen van opbouwende feedback is erg belangrijk. Het geven van feedback bevat het uiten van waardering als wel het geven van suggesties hoe de prestaties te kunnen optimaliseren. Hou je focus op motivatie en efficiëntie. Als je kritiek ontvangt, vraag verhelderende vragen, bedankt voor de terugkoppeling en pas waar nodig de feedback toe.
  7. Het juiste medium kiezen
    Tegenwoordig sturen we heel snel een ‘appje’. Makkelijk. Het is belangrijk in kaart te brengen welk medium je voor welke boodschap wilt gebruiken. Persoonlijke en/of serieuze berichten? Breng deze het liefst persoonlijk over. Iets wat het hele team aangaat? Zorg dan dat je een moment hebt waar je het grootste gedeelte van het team bij elkaar hebt om dit mede te delen. Zorg dat je daarna op de e-mail, of via sharepoint o.i.d. (geen whatsapp!) deze mededeling nog eens doorgeeft met de onderbouwing en de vragen die tijdens het mededelen boven water kwamen. Een onderhoudsbeurt voor een stoel? Dit kan bijvoorbeeld wel via een groepsapp, agenda of een dergelijke manier. Let wel op met de nieuwe AVG. De voorkeur gaat ten alle tijden uit naar persoonlijk vertellen.

 

Bonus punt!

Regelmatig werkoverleg
Ja hoor, weer de kamer niet bijgevuld. Alles in de wasbak terwijl de vaatwasser leeg is, bot instrumentarium, cementresten, notities die niet in de kaart staan, DPSI die wéér niet bepaald is, patiënten in het preventie-traject terwijl ze gegeneraliseerd diepe pockets hebben, bestellingen die te laat binnen komen, etc.
Hoe vaak wordt van deze problemen al gezegd dat het een steeds terugkomend probleem is en bijna altijd weer aangekaart wordt? Precies. Het alleen benoemen maakt nog niet dat het probleem opgelost is. Door regelmatig te overleggen zal je merken dat werkprocessen verbeteren.  Men kan aankaarten waar ze tegenaan lopen en je kunt als team naar oplossingen zoeken. Oplossingen waar je zelf misschien nog niet aan gedacht hebt! In een team werk je met verschillende mensen en je zult merken dat sommigen tegen andere problemen aanlopen.  Door de mogelijkheid te bieden om als team regelmatig te overleggen, kan er gekeken worden welke stappen efficiënter kunnen, nieuwe ideeën ontwikkeld worden en kunnen knopen doorgehakt worden. Een overleg kan erg waardevol zijn om werkprocessen te verbeteren en draagvlak te creëren. Overleggen is echter alleen zinvol mits dit niet vrijblijvend is, met de juiste mensen is en op gestructureerde basis plaatsvindt. In het volgende artikel zal ik je meer vertellen over efficiënt overleggen.

 

Hero Abdulla

 

Laat uw e-mailadres achter en blijf op de hoogte.


corbo-care-logo-wit

Bezoekadres
Sportlaan 375
3364 DK Sliedrecht

Postadres
Postbus 101
3360 AC Sliedrecht

0184-447299
info@corbo-care.nl
www.corbo-care.nl